Cómo contrata comunicación un ayuntamiento: contrato menor y licitación

Hay una cifra que ordena toda la relación entre una agencia y una administración: 15.000 euros. Por debajo de ahí, un ayuntamiento puede encargarte un trabajo de comunicación directamente, con una llamada y una factura. Por encima, hay que licitar, con todo lo que eso significa.

Casi nadie explica esto en cristiano, ni a las empresas que quieren trabajar con lo público ni a los técnicos municipales que tienen que contratar y no vienen del mundo de la contratación. Vamos a ello, desde los dos lados del mostrador. Nosotros lo miramos desde el de fuera: nos presentamos a concursos públicos y también trabajamos por contrato menor.

¿Qué es un contrato menor y hasta qué importe llega?

El contrato menor es la vía rápida de la contratación pública: adjudicación directa, sin pliegos, sin concurso y sin publicidad previa. El órgano de contratación elige a quien considera y encarga el trabajo.

Los límites los fija el artículo 118 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público:

• Servicios y suministros: menos de 15.000 € de valor estimado.
• Obras: menos de 40.000 €.
• Sin IVA. Es el error más repetido: los 15.000 € son la base imponible, no el total de la factura.
• Máximo un año, y no se puede prorrogar (artículo 29.8). El tope no es solo de dinero, también de calendario.

Que no haya licitación no significa que no haya expediente. Hace falta un informe del órgano de contratación que justifique la necesidad del gasto y deje claro que no se está troceando un contrato mayor, la aprobación del gasto y la factura correspondiente. Poco papel comparado con una licitación, pero papel al fin y al cabo.

Las tres ofertas: lo que dice la ley y lo que te van a pedir

Aquí hay un malentendido que se repite en las dos direcciones. La ley no exige tres presupuestos en un contrato menor. No aparece en el artículo 118 ni en ningún otro.

Lo que sí ocurre es que muchísimas entidades los piden igualmente, porque sus propias bases de ejecución del presupuesto o sus instrucciones internas se lo imponen, o simplemente porque el interventor duerme mejor. Así que en la práctica te los van a pedir a menudo, aunque nadie esté obligado por la LCSP.

Y ahora la parte incómoda, para quien compra: pedir tres presupuestos de comunicación sin decir exactamente qué se quiere no sirve de nada. Si a tres agencias les preguntas «cuánto me cuesta un vídeo del pueblo», te van a llegar tres cifras que no se pueden comparar, porque cada una habrá imaginado un encargo distinto. Sin un mínimo de encargo escrito —qué, para qué, para cuándo, con qué material— la comparación es puro teatro. Media hora redactando eso ahorra el problema entero. Y si lo que hay que encargar es un vídeo institucional, esa media hora se ahorra además algún susto legal.

Lo que no se puede hacer: trocear el encargo

El artículo 99.2 prohíbe fraccionar un contrato para bajar su cuantía y esquivar los requisitos de publicidad. Dicho de otro modo: partir una campaña anual de 40.000 € en cuatro contratos menores de 10.000 no es un truco, es una irregularidad.

La prueba de fuego es la unidad funcional: si las prestaciones responden a una misma necesidad y forman un conjunto, van juntas. Cuatro piezas de una misma campaña son una campaña. Cuatro vídeos de cuatro necesidades distintas, encargados en momentos distintos, no lo son.

Esto interesa a ambos lados. Al técnico, porque el reparo se lo lleva él. Y a la agencia, porque un contrato mal armado se puede acabar anulando, y entonces el problema del cobro es tuyo.

Qué cambia cuando se pasa de 15.000 €

A partir de ahí toca licitar, normalmente por procedimiento abierto simplificado. Y aquí aparece un detalle que muy poca gente conoce y que afecta de lleno a la comunicación.

Existe una versión aún más ágil del simplificado —el llamado abreviado— para servicios por debajo de 60.000 €. Pero el artículo 159.6 deja fuera expresamente las prestaciones de carácter intelectual, y la comunicación, el diseño y la creatividad lo son. Traducido: un contrato de comunicación de 30.000 € no puede tramitarse por la vía más rápida, aunque el importe encaje. Va por el simplificado normal, con sus pliegos y sus plazos.

La contrapartida es buena para quien sabe hacer su trabajo. En el abierto simplificado, los criterios que dependen de un juicio de valor —la propuesta, la idea, el enfoque— no pueden pasar del 25% de la puntuación… salvo en los servicios intelectuales, donde pueden llegar al 45% (artículo 159.1.b). Es decir: en un concurso de comunicación, casi la mitad de la nota puede estar en lo que propones, no en lo que rebajas. Por eso gana la mejor propuesta y no el mejor precio, algo que desarrollamos en vídeo para un pliego.

Cómo se entra de verdad en la lista

Adjudicación directa no significa adjudicación arbitraria. Un técnico municipal que tiene que resolver algo en dos semanas llama a quien conoce, a quien le respondió la última vez y a quien no le va a dar un disgusto con la factura. Ese es todo el misterio.

Con lo cual, si quieres trabajar con administraciones:

• Mira las relaciones trimestrales de contratos menores. Están publicadas en el perfil del contratante de cada entidad, por obligación del artículo 63.4, y dicen quién compra comunicación, por cuánto y a quién. Es información pública y gratuita que casi nadie consulta.
• Preséntate antes de que haya necesidad. Cuando surge, ya no hay tiempo de conocerte.
• Ten la documentación al día. Estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, el alta censal, los datos de facturación electrónica. Un proveedor que retrasa el expediente no repite.
• Cumple con el encargo pequeño. El primer contrato menor bien resuelto es lo que te pone en la lista corta del siguiente, y en la licitación de dentro de dos años. En lo público, la segunda vez pesa más que la primera.

Una advertencia final para las dos partes: cada entidad tiene sus propias bases de ejecución y sus instrucciones internas, así que lo de arriba es la regla general, no el detalle de tu ayuntamiento. Pregunta siempre por el procedimiento concreto antes de dar nada por hecho.

Lo que no cambia nunca es lo de fondo: la contratación pública no premia al más barato ni al más rápido, sino al que hace fácil el trabajo de quien está al otro lado. Un presupuesto claro —y para eso ayuda saber qué mueve de verdad la factura—, un encargo bien entendido y ninguna sorpresa al final valen más que cualquier catálogo.

Si estás en un ayuntamiento y tienes que sacar adelante un encargo de comunicación —o si eres una empresa que quiere presentarse y no sabe por dónde empezar—, cuéntanoslo. Nos hemos leído unos cuantos pliegos.